Contabilidade organizada: quando é que compensa mudar

Duas formas de medir o mesmo rendimento

O artigo 28.º n.º 1 do Código do IRS resolve a arquitetura toda numa alínea dupla: a determinação dos rendimentos empresariais e profissionais «faz-se: a) Com base na aplicação das regras decorrentes do regime simplificado; b) Com base na contabilidade»¹. São dois caminhos para a mesma pergunta, quanto do que faturou é rendimento tributável, e dão resultados diferentes sobre exatamente os mesmos factos.

No regime simplificado a lei presume as suas despesas. Aplica um coeficiente ao rendimento bruto e o resto desaparece, tenha tido despesas ou não. Se o seu coeficiente é 0,75, um quarto do que faturou nunca chega a ser rendimento tributável, e não tem de mostrar nada a ninguém para isso acontecer.

Na contabilidade organizada não se presume nada. O artigo 32.º tem uma frase só e é decisiva: «Na determinação dos rendimentos empresariais e profissionais não abrangidos pelo regime simplificado, aplicam-se as regras estabelecidas no Código do IRC»³. Ou seja apura-se um lucro real, receitas menos gastos dedutíveis, e é sobre esse lucro que paga IRS. Em troca, a contabilidade tem de ser organizada nos termos da lei comercial e fiscal e assinada por um contabilista certificado.

Quem tem poucas despesas ganha com a presunção. Quem tem muitas ganha com a realidade. A pergunta inteira é onde está a linha.

O coeficiente, e qual é o seu

O artigo 31.º n.º 1 fixa o coeficiente pela natureza da atividade, e a escolha muda tudo o resto²:

• 0,75 «aos rendimentos das atividades profissionais especificamente previstas na tabela a que se refere o artigo 151.º» (alínea b). É o caso da esmagadora maioria dos profissionais liberais com código de atividade próprio.
• 0,35 «aos rendimentos de prestações de serviços não previstos nas alíneas anteriores» (alínea c). É onde caem os serviços registados no código genérico de «outros prestadores de serviços».
• 0,15 às vendas de mercadorias e produtos e às atividades de restauração, bebidas, hotelaria e similares (alínea a), presumindo 85 % de custos, o que faz sentido para quem compra para revender.

A diferença entre 0,75 e 0,35 é enorme. Na mesma faturação de 40 000 €, o rendimento tributável antes das restantes correções são 30 000 € num caso e 14 000 € no outro. E há uma quarta linha que convém conhecer: o n.º 10 diz que «os coeficientes previstos nas alíneas b), c) e f) do n.º 1 são reduzidos em 50 % e 25 % no período de tributação do início da atividade e no período de tributação seguinte, respetivamente, desde que, nesses períodos, o sujeito passivo não aufira rendimentos das categorias A ou H»². Um coeficiente de 0,75 vale 0,375 no primeiro ano e 0,5625 no segundo, o que torna o regime simplificado quase imbatível enquanto durar.

A fronteira são 15 % do que faturou

Este é o número que interessa, e ele sai de uma conta de duas linhas.

No regime simplificado, com o coeficiente de 0,75, o alívio que recebe tem duas partes: os 25 % do bruto que o coeficiente descarta, e a dedução do artigo 31.º n.º 2, que permite deduzir as contribuições obrigatórias para a Segurança Social «na parte em que excedam 10 % dos rendimentos brutos»². Na contabilidade organizada o alívio também tem duas partes: as despesas que consegue documentar, e as contribuições todas.

Ponha os dois lados frente a frente. Simplificado: 0,25 × bruto + (contribuições − 0,10 × bruto). Organizada: despesas + contribuições. As contribuições aparecem nos dois lados e cancelam-se, e sobra:

despesas = 0,25 × bruto − 0,10 × bruto = 0,15 × bruto

Abaixo de 15 % do que faturou em despesas documentadas, o regime simplificado paga menos IRS. Acima disso, a contabilidade organizada. E o mais útil desta forma é o que ela não contém: a taxa da Segurança Social desapareceu da resposta. Se a taxa mudar amanhã, a fronteira não muda.

Falta um ajuste, e é o único: o contabilista certificado. Como é um gasto que só existe do lado organizado e que também é dedutível, ele desloca a linha para baixo pelo seu próprio valor. Com 40 000 € de faturação e uma avença de 600 € ao ano, a fronteira passa de 6 000 € para 5 400 €, ou seja 13,5 % do bruto.

Porque é que o acréscimo do n.º 13 não morde abaixo de 30 580,60 €

A presunção de 25 % não é incondicional, e é aqui que quase toda a informação disponível para. O artigo 31.º n.º 13 diz que «a dedução ao rendimento que decorre da aplicação dos coeficientes previstos nas alíneas b) e c) do n.º 1 está parcialmente condicionada à verificação de despesas e encargos efetivamente suportados, acrescendo ao rendimento tributável apurado nos termos dos números anteriores a diferença positiva entre 15 % dos rendimentos brutos das prestações de serviços previstas naquelas alíneas e o somatório» de seis importâncias².

Repare na primeira dessas importâncias, a alínea a): «montante de dedução específica previsto na alínea a) do n.º 1 do artigo 25.º ou, quando superior, os montantes comprovadamente suportados com contribuições obrigatórias para regimes de proteção social […] que não sejam dedutíveis nos termos do n.º 2»². E o artigo 25.º n.º 1 al. a) é «8,54 vezes o valor do IAS»⁴, isto é 4 587,09 € em 2026.

Essa dedução não é uma despesa. É dada a todos, sem justificar nada. Logo, enquanto 15 % do seu bruto ficarem abaixo dela, o acréscimo é zero ainda que não tenha uma única fatura no seu nome. E 4 587,09 € ÷ 0,15 dá 30 580,60 €. Abaixo desse rendimento bruto o acréscimo é impossível.

O que acontece acima dessa linha, e é surpreendente

Passados os 30 580,60 €, se as despesas documentadas não crescerem ao mesmo ritmo, o acréscimo começa a comer a presunção. E quando se faz a álgebra, come-a por inteiro.

Dentro da zona do acréscimo, o rendimento tributável do simplificado é 0,75 × bruto, menos as contribuições acima dos 10 %, mais (0,15 × bruto − alínea a) − despesas). Somando os termos, isso simplifica-se para:

bruto − contribuições − despesas − alínea a)

Compare com a contabilidade organizada, que é bruto − contribuições − despesas − contabilista. É exatamente a mesma forma. Os dois regimes diferem apenas pela diferença entre a alínea a) e a avença do contabilista. Nessa faixa, o coeficiente deixou de ser um benefício e tudo o que sobra dele é a alínea a).

Uma ressalva importante, porque muda o tamanho do problema: a alínea a) não é sempre os 4 587,09 €. É o maior entre essa dedução e as contribuições que ficaram de fora do n.º 2, ou seja as que caem até 10 % do bruto. Como um trabalhador independente paga 14,98 % do bruto à Segurança Social, essa parcela é sempre exatamente 10 % do bruto, e por isso a alínea a) passa a ser 0,10 × bruto acima de 45 870,90 €. Daí para cima, o acréscimo máximo já não são 15 % do bruto, são 5 %: as suas próprias contribuições justificam dois terços do que a regra exige.

O custo que só um dos regimes tem

Há uma parcela que não entra em nenhuma comparação publicada e que pode inverter a decisão: a tributação autónoma do artigo 73.º. O n.º 1 tributa «as despesas não documentadas, efetuadas por sujeitos passivos que possuam ou devam possuir contabilidade organizada […] à taxa de 50 %», e o n.º 2 tributa «os encargos dedutíveis relativos a despesas de representação e a viaturas ligeiras de passageiros ou mistas cujo custo de aquisição seja inferior a 30 000 €, motos e motociclos, à taxa de 10 %» e, quando o custo de aquisição «seja igual ou superior a 30 000 €, à taxa de 20 %», excluindo os veículos movidos exclusivamente a energia elétrica⁵.

Leia a condição do sujeito com atenção: «que possuam ou devam possuir contabilidade organizada». No regime simplificado esta tributação simplesmente não existe. Ou seja, o mesmo carro custa-lhe um imposto extra de 10 % ou 20 % dos encargos de um lado e absolutamente nada do outro. Se a sua atividade envolve viatura ou despesas de representação significativas, a fronteira dos 15 % desloca-se a favor do simplificado, e o valor do deslocamento é a tributação autónoma que deixaria de pagar.

Como se muda, e o mito dos três anos

O artigo 28.º n.º 2 põe no regime simplificado quem «não [tenha] ultrapassado no período de tributação imediatamente anterior um montante anual ilíquido de rendimentos desta categoria de (euro) 200 000», e o n.º 3 permite «optar pela determinação dos rendimentos com base na contabilidade»¹. O n.º 4 dá o prazo: a opção formula-se «na declaração de início de atividade» ou «até ao fim do mês de março do ano em que pretendem alterar a forma de determinação do rendimento, mediante a apresentação de declaração de alterações».

E agora a parte que circula errada em quase toda a informação publicada. Não há período mínimo de três anos. O n.º 5 diz: «a opção referida no n.º 3 mantém-se válida até que o sujeito passivo proceda à entrega de declaração de alterações, a qual produz efeitos a partir do próprio ano em que é entregue, desde que seja efetuada até ao final do mês de março»¹. Mantém-se enquanto não a mudar, e muda-se com efeitos no próprio ano se a declaração entrar até 31 de março. O prazo é a parte a não perder, não a permanência.

No sentido inverso há outra tolerância que também se desconhece. Passar os 200 000 € uma vez não o expulsa do regime simplificado: o n.º 6 diz que a aplicação do regime «cessa apenas quando o montante a que se refere o n.º 2 seja ultrapassado em dois períodos de tributação consecutivos ou, quando o seja num único exercício, em montante superior a 25 %», isto é acima de 250 000 €, «caso em que a tributação pelo regime de contabilidade organizada se faz a partir do período de tributação seguinte»¹.

Um caso trabalhado, do princípio ao fim

Um profissional da tabela do artigo 151.º faturou 40 000 € no ano, não documentou despesas e pagaria 600 € por ano a um contabilista certificado.

A Segurança Social é 21,4 % sobre 70 % do bruto, ou seja 5 992 €, e é a mesma nos dois lados.

No regime simplificado: o coeficiente de 0,75 deixa 30 000 €; o n.º 2 desconta as contribuições acima de 10 % do bruto, 5 992 − 4 000 = 1 992 €; e o n.º 13 volta a acrescentar 1 412,91 €, porque 15 % de 40 000 € são 6 000 € e a alínea a) só cobre 4 587,09 €. O rendimento tributável fica em 29 420,91 €.

Na contabilidade organizada: o lucro é 40 000 − 5 992 − 600 = 33 408 €.

O simplificado paga menos 1 391,50 € de IRS. E a fronteira está em 5 400 € de despesas documentadas, 13,5 % do bruto: são os 15 % da regra geral menos os 600 € da avença. Com 4 900 € de despesas o simplificado ainda ganha; com 5 400 € os dois pagam exatamente o mesmo; com 5 900 € a contabilidade organizada passa à frente.

O que fica de fora desta conta

Três coisas, e é honesto nomeá-las em vez de as diluir.

A elegibilidade de cada despesa é onde vive o trabalho real, e não é o mesmo nos dois regimes. No simplificado o n.º 13 lista o que conta (a dedução do artigo 25.º, as despesas com pessoal, as rendas de imóveis afetos, 1,5 % do valor patrimonial tributário dos imóveis afetos ou 4 % nos afetos a hotelaria e alojamento local, as outras despesas com aquisição de bens e serviços que constem de faturas comunicadas, e as importações e aquisições intracomunitárias), o n.º 14 manda considerar apenas 25 % das que estejam «apenas parcialmente afetos à atividade» e o n.º 15 obriga a identificá-las no Portal das Finanças até ao fim de fevereiro do ano seguinte². Na contabilidade organizada valem as regras de dedutibilidade do Código do IRC.

O resto da sua declaração também não entra: a comparação é feita sobre o rendimento da categoria B isolado, com os escalões do artigo 68.º, porque as deduções à coleta, a tributação conjunta e os outros rendimentos do agregado aplicam-se igualmente aos dois lados e cancelam-se.

E o IVA é outra conta. Os valores aqui são sem IVA: se está dentro do regime de isenção do artigo 53.º do Código do IVA não liquida IVA nenhum, e se está fora dele o IVA que cobra nunca é seu rendimento.