NIF: o que os nove dígitos dizem sobre o titular

O que é o NIF, em nove dígitos

O número de identificação fiscal é, nas palavras do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 14/2013, «um número sequencial destinado exclusivamente ao tratamento de informação de índole fiscal e aduaneira, devendo ser gerado de forma automática»¹. Sequencial e automático: os primeiros oito dígitos são apenas a ordem pela qual o número foi emitido, e não codificam nem a data de nascimento, nem a naturalidade, nem nada acerca da pessoa.

Duas coisas, porém, não são sequenciais. O último dígito é uma verificação aritmética. E o primeiro é uma classificação, fixada na lei, do tipo de titular. É por causa deste segundo ponto que vale a pena olhar para um NIF com atenção, e é aí que este artigo vai passar a maior parte do tempo.

O dígito de controlo, passo a passo

O artigo 4.º n.º 1 diz que o NIF das pessoas singulares «é um número composto por nove dígitos, sendo os oito primeiros sequenciais e o último um dígito de controlo»¹. Que exista um dígito de controlo é, portanto, lei. Como se calcula não está escrito em nenhum dos dois diplomas: é a regra de módulo 11 que a Autoridade Tributária aplica, e que se descreve em quatro passos.

1. Multiplique o primeiro dígito por 9, o segundo por 8, e assim sucessivamente até multiplicar o oitavo por 2. Os pesos são, por ordem, 9, 8, 7, 6, 5, 4, 3 e 2.
2. Some os oito produtos.
3. Divida a soma por 11 e guarde o resto.
4. O dígito de controlo é 11 menos esse resto. Se o resultado for 10 ou 11, o dígito é 0.

Com 123456789, a conta é curta: 1×9 + 2×8 + 3×7 + 4×6 + 5×5 + 6×4 + 7×3 + 8×2 dá 156. Dividindo 156 por 11 sobra 2, e 11 menos 2 são 9, que é exatamente o nono dígito. O número passa a verificação, e é obviamente inventado. Guarde este caso, porque é a prova mais curta de uma coisa que muita gente lê ao contrário: um dígito de controlo certo não diz nada sobre a existência do número.

O quarto passo tem uma consequência que explica algo que parece estranho. Como 11 menos 0 daria 11 e 11 menos 1 daria 10, e nenhum desses é um dígito, a convenção manda usar o 0 nos dois casos. Isso significa que o 0 vem de dois restos possíveis e cada um dos outros nove dígitos vem de um só. Se lhe parece que um número invulgar de NIF acaba em zero, não é imaginação: é a regra.

E o que é que a verificação serve, então? Serve exatamente para aquilo para que foi desenhada: apanhar um erro de transcrição. Troque um dígito, ou inverta dois dígitos vizinhos, e a soma ponderada muda, o dígito de controlo esperado deixa de coincidir e o erro salta à vista. É por isso que um formulário que valide o NIF antes de o submeter evita meses de correções.

O primeiro algarismo: quem é o titular

Aqui é que está a informação que quase ninguém usa. Dois diplomas dividem os nove algarismos entre si, e cada um cobre uma parte.

Do lado das pessoas, o artigo 4.º n.º 2 do Decreto-Lei n.º 14/2013 diz que «o primeiro dígito da esquerda pode variar entre os algarismos 1 a 4»¹. E o n.º 3 acrescenta uma regra fina que não vem em quase nenhum guia: «os algarismos iniciais 45 correspondem aos cidadãos não residentes que apenas obtenham em território português rendimentos sujeitos a retenção na fonte a título definitivo»¹. Não é uma curiosidade administrativa. Se vai pagar a alguém cujo NIF começa por 45, o próprio diploma está a dizer-lhe que se trata de um não residente cujo rendimento português é tributado por retenção. Já um NIF começado por 44 ou por 46 é de uma pessoa singular comum.

Do lado das entidades, o artigo 11.º n.º 1 do mesmo diploma diz que o NIF das entidades abrangidas pelo regime do Registo Nacional de Pessoas Coletivas «corresponde ao Número de Identificação de Pessoas Coletiva (NIPC) que for atribuído por esta entidade»¹. E o artigo 13.º n.º 2 do Decreto-Lei n.º 129/98 fixa a forma desse número: «o NIPC é um número sequencial de nove dígitos, variando o primeiro dígito da esquerda entre os algarismos 5 e 9, com exclusão do algarismo 7»².

Repare no que essas duas normas resolvem de passagem: uma empresa portuguesa não tem um NIF e um NIPC diferentes. Tem um só número, e é o mesmo em ambos os papéis.

O achado: o algarismo 7 é a costura entre os dois registos

Ponha as duas regras lado a lado e sai uma conclusão que não encontrámos publicada em nenhum sítio com as citações ao lado.

O Registo Nacional de Pessoas Coletivas está legalmente proibido de usar o 7. Não é uma prática interna nem uma coincidência estatística: o artigo 13.º n.º 2 exclui-o em texto expresso².

E o 7 é exatamente aquilo que a Autoridade Tributária reserva para si. O artigo 11.º n.º 3 do Decreto-Lei n.º 14/2013 diz que «o NIF a atribuir ao abrigo do n.º 2 do presente artigo inicia-se pelo algarismo 7»¹, e o n.º 2 desse artigo enumera três casos: os não residentes que apenas obtenham em Portugal rendimentos sujeitos a retenção definitiva, os fundos, e as entidades que tenham obrigações junto da Autoridade Tributária fora do regime do registo. O artigo 16.º n.º 2 repete a mesma regra para as heranças indivisas: «o NIF a atribuir inicia-se pelo algarismo 7»¹.

A conclusão prática é forte e imediatamente utilizável: um NIF começado por 7 nunca é uma sociedade constituída em Portugal. É uma herança indivisa, um fundo, ou uma entidade não residente. Se receber uma fatura de uma suposta empresa portuguesa com um número desses, ou o número está mal copiado, ou a entidade não é o que diz ser.

Vale a pena guardar o resto do mapa das heranças indivisas, porque é o caso mais comum do 7 na vida de uma família. O artigo 16.º n.º 1 dá a competência exclusiva à Autoridade Tributária, o n.º 3 diz que o pedido pode ser feito pelo cabeça de casal, pelo seu representante ou por um gestor de negócios, e o n.º 4 exige que a designação da herança contenha «obrigatoriamente o nome do respetivo autor seguido da expressão cabeça-de-casal da herança de»¹. Uma herança indivisa é, para efeitos fiscais, uma entidade com número próprio.

O algarismo 0, e o que este artigo não lhe diz

Falta um algarismo, e ele resolve-se por subtração. As pessoas singulares ficam em 1 a 4. O registo ocupa 5 a 9 sem o 7. A Autoridade Tributária fica com o 7. Sobra o 0, que nenhum dos dois diplomas atribui a ninguém. Logo um número começado por 0 não pode ser um NIF, mesmo quando a aritmética fecha, e fecha: 000000000 tem soma ponderada zero, resto zero e dígito de controlo zero.

Há também uma coisa que deliberadamente não vai encontrar aqui, e a razão fica dita em vez de insinuada. A repartição fina dentro do intervalo de 5 a 9, isto é o que distingue um 5 de um 6, de um 8 ou de um 9, não é publicada nesta página. O artigo 13.º n.º 3 do Decreto-Lei n.º 129/98 determina que «a atribuição do primeiro dígito da esquerda é efectuada de harmonia com tabela aprovada por portaria do Ministro da Justiça»², e essa portaria não é legível a partir das fontes primárias a que temos acesso. Circulam listas dessas correspondências pela internet, mas nenhuma que possamos citar, e numa página sobre números fiscais preferimos uma lacuna assumida a uma tabela plausível.

Onde é que um NIF errado custa dinheiro

A pergunta «este NIF é válido?» aparece quase sempre com dinheiro atrás. Vale a pena ver os três sítios onde isso acontece.

Numa fatura que emite. O artigo 36.º n.º 5 al. a) do Código do IVA obriga a que a fatura contenha «os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente sujeito passivo do imposto, bem como os correspondentes números de identificação fiscal»³. São os dois números, o seu e o do cliente, e são um elemento obrigatório da fatura, não um extra.

Numa fatura que recebe. O artigo 78.º-B n.º 3 do Código do IRS diz que «os adquirentes que pretendam beneficiar da dedução à coleta devem exigir ao emitente a inclusão do seu número de identificação fiscal nas faturas»⁴. E o n.º 5 explica por que razão isso é decisivo: o valor da dedução «é apurado pela Autoridade Tributária e Aduaneira com base nas faturas que lhe forem comunicadas, por via eletrónica, até ao final do mês de fevereiro do ano seguinte ao da sua emissão, relativamente a cada adquirente nelas identificado»⁴. Se o número comunicado não é o seu, a despesa entra no e-fatura de outra pessoa. O mesmo n.º 3 deixa uma saída para as faturas emitidas sem NIF: podem ser comunicadas pelo próprio adquirente através do código de barras bidimensional, o código QR, ou do código único de documento.

Numa retenção na fonte. Um NIF começado por 45 ou por 7 é o aviso da própria lei de que está a pagar a um não residente, o que muda o regime de retenção aplicável. Um único algarismo à esquerda diz-lhe isso antes de qualquer outra coisa.

O que a verificação não substitui

Fica um limite que é preciso ter claro. Esta verificação é aritmética e local: corre no seu navegador, não consulta base de dados nenhuma e o número não sai da página. Isso é uma vantagem em privacidade e uma limitação em alcance. Se o que precisa é de saber se um NIF existe, está ativo, e a quem pertence, isso está no cadastro da Autoridade Tributária e é junto dela que se confirma, no Portal das Finanças. O que esta página faz, e faz bem, é apanhar o erro que acontece muito mais vezes: um dígito mal copiado.